謹(jǐn)防串行的狀態(tài)報(bào)告會(huì)
摘要：為什么有些研發(fā)管理的會(huì)議有人不愿意參加呢？是什么原因？該用什么方法或手段進(jìn)行改進(jìn)呢？Johanna Rothman就他手中一客戶的案例撰文進(jìn)行了分析，并給出了一種旨在解決問(wèn)題的方法——特性管理。
我曾經(jīng)輔導(dǎo)過(guò)一位高管（我的一位新客戶），他手下有好幾個(gè)總監(jiān)。他有段時(shí)間停止了與直接下屬的會(huì)議，因?yàn)樗麄冎袥](méi)人愿意參加……
我旁敲側(cè)擊地問(wèn)他原因，但他總是說(shuō)：“你覺(jué)得這種會(huì)議形式怎么樣？
每個(gè)人都站著，就像在Scrum上再加了一層的Scrum會(huì)議（Scrum of scrums）。大家依次介紹各自的團(tuán)隊(duì)在過(guò)去一周里完成的工作，以及碰到的障礙。每人5分鐘。然后我們一個(gè)一個(gè)地解決那些障礙。再然后我們討論組織里存在的問(wèn)題。”
“我覺(jué)得在參加過(guò)一次這樣的會(huì)議之后，不會(huì)有人再愿意參加了。這就是我的看法，”我回應(yīng)道，“你在開(kāi)一個(gè)級(jí)別相當(dāng)高的串行狀態(tài)報(bào)告會(huì)。你給他們供應(yīng)甜甜圈嗎？”
他無(wú)言以對(duì)。我說(shuō)過(guò)了吧，他是我的一位新客戶？
“請(qǐng)注意，站會(huì)在很多場(chǎng)合下是很有效的，但你的經(jīng)理們不是跨職能的團(tuán)隊(duì)，他們跟Scrum團(tuán)隊(duì)不可同日而語(yǔ)。別用站會(huì)的形式了！精益咖啡怎么樣？”
在精益咖啡會(huì)議上，你用到的是便利貼和馬克筆。大家一起開(kāi)展頭腦風(fēng)暴，把問(wèn)題都列在貼紙上。然后你們可以對(duì)貼紙上的問(wèn)題進(jìn)行投票，比如說(shuō)，每人有三個(gè)圓點(diǎn)用于投票表決。
你拿下得票最高的貼紙，然后對(duì)上面的問(wèn)題進(jìn)行5分鐘的討論。大家可以用大拇指來(lái)投票：向上翹表示繼續(xù)，平著表示棄權(quán)，向下指表示想轉(zhuǎn)變?cè)掝}。把整個(gè)會(huì)議控制在一小時(shí)之內(nèi)。
如果想總結(jié)一下會(huì)后的行動(dòng)事項(xiàng)，或者為此準(zhǔn)備一個(gè)看板，你可以加5～10分鐘，或者把它包含在會(huì)議議程里。
人們?cè)诰婵Х葧?huì)議上積極參與，而在串行狀態(tài)報(bào)告會(huì)上卻不會(huì)。
在我的這位新客戶嘗試了精益咖啡之后，他給我發(fā)來(lái)郵件，說(shuō)所有人都喜歡這個(gè)會(huì)議。
你也許不想開(kāi)精益咖啡會(huì)議。但你可以嘗試一種旨在解決問(wèn)題的會(huì)議。就像下面這樣：
給團(tuán)隊(duì)發(fā)一個(gè)郵件，說(shuō)明你們將一起來(lái)解決問(wèn)題。在第一次會(huì)議上，開(kāi)展頭腦風(fēng)暴，列出你們想要解決的問(wèn)題。給各個(gè)事項(xiàng)評(píng)定等級(jí)，并且大家都取得一致意見(jiàn)。這就是你的Backlog（積壓的工作）。給每個(gè)事項(xiàng)定一個(gè)負(fù)責(zé)人。決定每次會(huì)議你們能解決多少個(gè)問(wèn)題。對(duì)緊急情況的處理方法達(dá)成一致意見(jiàn)。（這聽(tīng)起來(lái)是不是像看板？）緊急情況總會(huì)發(fā)生，作為管理團(tuán)隊(duì)，你們需要對(duì)它們妥善管理。每一次開(kāi)會(huì)都解決Backlog里的若干事項(xiàng)。確認(rèn)你們都同意Backlog里剩余事項(xiàng)的等級(jí)。
這是一種特性管理（Feature Management），旨在管理團(tuán)隊(duì)里解決管理方面的問(wèn)題。就像研發(fā)團(tuán)隊(duì)做的產(chǎn)品特性管理一樣，也像是為并行項(xiàng)目而做的項(xiàng)目組合管理。
通過(guò)精益咖啡或重新評(píng)定等級(jí)的方法，你可以降低拖延的代價(jià)。采用了這兩種方法中任意一種，假設(shè)你需要改變主意仍然采用站會(huì)的形式，這也是完全沒(méi)問(wèn)題的。
不過(guò)，知道有不同的做法，這難道不是很好嗎？